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内蒙古自治区司法厅办公室关于开展全区规范公证执业与管理专项检查工作的通知

  • 发布部门: 内蒙古自治区司法厅
  • 发文字号:内司办发[2016]38号
  • 发布日期:2016.08.28
  • 实施日期:2016.08.28
  • 时效性: 现行有效
  • 效力级别: 地方工作文件
  • 法规类别: 公证综合规定


内蒙古自治区司法厅办公室关于开展全区规范公证执业与管理专项检查工作的通知
(内司办发〔2016〕38号)



各盟市司法局,满洲里市、二连浩特市司法局:
  为进一步提高我区公证工作管理水平和执业水平,加强公证队伍建设,自治区司法厅决定开展全区规范公证执业与管理专项检查工作。现将具体事宜通知如下:
  一、检查时间
  检查时间定于9月10日-10月20日(国庆节长假顺延)。

  二、检查和调研内容
  检查和调研内容主要包括以下9项:
  (一)行政管理和行业管理
  1.司法行政机关明确职责、依法依规进行管理及开展公证执业检查的情况。要对上次已经检查过的公证处选择1-2家进行抽查。
  2.盟市公证协会开展执业监督、会员维权、投诉处理、业务指导等工作及配合司法行政机关定期开展公证年度执业检查的情况。
  (二)公证机构内部管理
  3.公证处人员、业务、财务、资产、印章、水印纸、业务档案管理、过错责任追究和统一收案、统一收费制度的健全和落实情况。
  4.公证处内部激励机制、分配机制,社会保障制度,执业保险、保障等制度机制的健全与落实情况。是否单纯把收费数量作为公证人员业绩考核评价的依据,是否建立了养老、医疗等社会保障制度,是否按照规定交纳和提留公证执业保险费及公证赔偿后备金。
  (三)公证机构执业和质量管理
  5.公证质量监督管理、业务操作规程、公证质量自查、《全区公证工作十项便民措施》等制度机制的健全和落实情况。公证质量管理制度、业务操作规程是否健全并落实,是否经常开展公证质量自查。
  6.公证案卷质量情况;
  7.投诉调查处理情况。
  (四)调研内容
  8.各地公管部门、公证机构好的做法、经验和取得的成效;对各盟市无人公证处和1人公证处情况进行统计和调研。
  9.近三年以来业务发展的情况、特点和遇到的问题。

  三、检查方法
  本次检查分9个组进行(公证检查分组名单另行通知),具体检查的公证处由司法厅提前确定。检查开始后如有特殊情况,各组可根据实际,在报经厅律公法援处同意后做适当调整。各检查组可以根据情况确定具体集合时间、地点。检查的路线一般先到旗县公证处,后到盟市公证处,最后交换意见。检查中注意把握好以下方式方法:
  (一)案件登记簿和档案的检查
  查阅案件受理登记簿和案卷登记簿,查验公证档案库房(柜),并对照检查办证情况是否得到全面、准确地登记,档案的接收和整理、借调和查阅、保管与防护是否符合《公证档案管理办法》的要求;在2014-2016年中,至少抽查每个公证处一年的案件登记和归档情况。
  (二)案卷质量检查
  检查案卷范围为2014年1月1日-2016年7月1日期间办理的公证事项,其中重点检查遗嘱、继承、赠与、民间借贷、赋予债权文书强制执行效力公证及执行证书,各类经济合同、民事协议,招投标、证据保全,涉外及涉港澳台公证。
  各公证处每年度案卷抽查数量不少于15卷,其中每个公证员不少于2卷,民事、经济、涉外及涉港澳台公证事项都要涉及。具体抽查的案卷由检查组根据案卷登记簿选定。对质量管理情况的检查除抽查案卷外,还应检查公证处的业务操作流程是否规范、明确,并查验公证质量自查印证材料。
  (三)公证处内部管理情况的检查
  查看公证处各项内部管理制度的制定和落实情况。对财务、统一收案与收费、收入分配、社会保障、赔偿基金等的检查,要通过查看帐册及有关财务报告、审计报告(至少抽查近三年中的一年),并与案卷登记簿、公证案卷反映的办证情况相比对,深入了解内部管理的实际状况。
  (四)谈话
  检查组应与公证机构负责人和公证人员就公证处内部管理、公证管理工作、公证质量、业务拓展、执业中遇到的困难和问题、当地公证服务秩序等问题进行个别谈话。除负责人外,谈话人选注意随机选择公证员或辅助人员,每个公证处不少于2人,注重全面、客观了解情况,防止偏差。
  (五)反馈检查情况
  检查组要听取情况汇报,通过召开座谈会等形式及时反馈检查情况、交换意见,对发现的问题要提出整改意见。每个公证处的检查结束时要向该公证处及所在地司法局反馈情况,每个盟市的检查结束时要反馈该盟市检查总体情况。

  四、其他有关事项
  (一)从2014年起,自治区司法厅组织检查组对全区各盟市55%的公证处和管理部门进行了检查,本次检查要对其余45%的公证处和管理部门全部检查,实现规范公证执业和管理检查工作全覆盖。各盟市司法局接此《通知》后,要将接受本次检查的公证名单列出,于9月5日前报厅律公法援处。要立即对照本《通知》要求开展自查工作,对发现的问题要及时整改。
  (二)检查期间,检查人员要严格遵守中央和自治区有关纪律和制度,保持良好形象。各检查组要切实增强责任心,认真、细致进行检查,对发现的问题和不合格案卷认真登记、汇总,不得隐瞒。检查结束后,按照本次检查的各项内容(包括调研内容)形成有基本情况、有具体问题、有数据分析、有总体评价的书面报告,在检查结束后15日内报厅律公处。
  (三)检查中遇到把握不准的问题及时向厅律公法援处沟通请示。执业检查抽调的各盟市管理人员和公证员差旅费由所在单位统一报销,出差补助由自治区公证协会支付。
  联系人:于波、王峥
  联系电话:0471-5301323

  附:1.公证管理工作检查及调研情况登记表
  2.公证质量检查登记表(一)、(二)
  3.内蒙古自治区公证质量检查标准(征求意见稿)

内蒙古自治区司法厅办公室
2016年8月28日

  附件1
  公证管理工作检查及调研情况登记表
  公证机构名称:                       检查时间:        

序号

检 查 内 容

存在的问题

其他需说明的情况

1

司法行政机关明确职责、依法依规进行管理及开展公证执业检查的情况

  

2

盟市公证协会(分会)开展执业监督、会员维权、投诉处理、业务指导等工作及配合司法行政机关定期开展公证执业检查的情况

  

3

公证处人员、业务、财务、资产、印章、水印纸、业务档案管理和统一收案、统一收费制度的健全和落实情况

 

4

公证处内部激励机制、分配机制,社会保障制度,执业保险、保障等制度机制的健全与落实情况

  

5

公证质量监督管理、业务操作规程、公证质量自查、《全区公证工作十项便民措施》等制度机制的健全和落实情况

  

6

投诉调查处理情况

  

7

近三年(2011-2013年)业务发展的情况、特点和遇到的问题

  

  注:本表每个公证处填写一张。“存在的问题”可填写无,也可填写经检查发现的问题;“其他需说明的情况”可填注先进经验及其他有关情况。填写不下的,可另附页。

  附件2
  公证质量检查登记表(一)
  公证机构名称       检查时间:        

公证书编 号

承 办

公证员

检查评价

存在的问题

  

合格

基本合格

不合格

 
      
     



  公证质量检查登记表(二)
  盟市

公证处

查卷数量

质量评价

  

国内民事

国内经济

涉外

小计

 

国内民事

小计

合格

基本合格

不合格

合格

基本合格

不合格

合格

基本合格

不合格

合格

基本合格

不合格

                 
                 
                 
                 
                 
                


  注:此表由检查组填写,每个盟市一份。

  附件3
  内蒙古自治区公证质量检查标准(征求意见稿)
  说明:《内蒙古自治区公证质量检查标准》(征求意见稿)是根据公证工作“一法三规章”,以中国公证协会2012年《公证质量评价标准(试行)》为基础,参照我区《公证质量检查标准(试行)》(2000年自治区司法厅第11号令发布),结合我区公证工作实际制订,听取各地意见建议进行修改后,将作为本次检查工作的依据。检查工作完成后,将结合检查反映出的情况进行修订并正式印发。
  本标准中,一件公证事项存在检查内容所列3处以上问题的,评定为基本合格案卷;存在不合格事项中所列任何一项问题的,评定为不合格案卷。

评 价 标 准

检 查 内 容

有 下 列 情 形 之 一 视 为 不 合 格

1.公证卷宗中有公证申请表,表中内容填写规范,表上有申请人的签名(指印)或印鉴。

申请表应载明下列内容:①申请人及代理人的基本情况;②公证事项;③申请公证文书的名称;④申请日期;⑤申请人的签名、指印、印章、印鉴。

没有公证申请表或表中无申请人的签名(指印)或印鉴。

2.公证事项符合受理条件。

①申请人与申请公证的事项有利害关系;②申请人之间对申请公证的事项无争议;③申请公证的事项符合《公证法》第十一条规定的范围;④申请公证的事项符合《公证法》第二十五条的规定和该公证机构在其执业区域内可以受理公证业务的范围。

①应当由当事人亲自申办的公证事项,不是其亲自申办的;

②公证事项违法。


3.公证事项由可以办理相应公证业务的公证员承办。

有无非涉外公证员办理涉外及涉港澳台公证事项和公证员应回避而未回避的情况。

①非涉外公证员办理涉外或涉港澳台公证;

②公证员为本人及近亲属办理公证和办理与本人及近亲属有利害关系的公证

4.公证机构受理公证申请后,应当向申请人发送受理通知单。申请人或其代理人应当在回执上签收。

公证案卷中,应当有向申请人发送的受理通知单回执并有申请人或其代理人的签名。

 

5.履行告知义务的内容、方式、时间和记录规范、明确。

告知可以采用告知书或者询问笔录及申请表、受理单、发送回执等书面材料中的格式条款的方式告知,告知内容应载明时间、地点,并有当事人及代理人的签名(指印)或印鉴。

 

6.对当事人身份证明材料的收集和审查符合要求

①自然人提交了居民身份证、临时居民身份证、户口簿(仅限未满十六周岁)、中华人民共和国护照、军官证(武警警官证)、士兵证等有效身份证件;②自然人身份证件注有有效期限的,提交证件的日期在证件有效期限内;③核查自然人居民身份证或者其他有效身份证件的方法,符合中国公证协会《公证机构审查自然人身份的指导意见》的有关规定;④法人或者其他组织提交了营业执照、登记证书、组织机构代码证等资格证明,且资格证明在有效期限内;⑤法人提交了法定代表人身份证明,其他组织提交了负责人的身份证明。

卷内无当事人身份证明材料

7.对境外当事人身份(资格)证明材料的收集和审查符合要求

①自然人提交了港澳居民来往内地通行证、台湾居民来往大陆通行证或者其他有效旅行证件、外国护照等身份证件;②自然人身份证件注有有效期限的,提交证件的日期在证件有效期限内;③核查自然人所持身份证件的方法,符合中国公证协会《公证机构审查自然人身份的指导意见》的有关规定;④港澳台地区法人或者其他组织提交了资格证明,且资格证明已经其住所地的公证人(机构)公证,或者经司法部指定的机构、人员证明;⑤外国法人或者其他组织提交了资格证明,且资格证明已经其住所地的公证人(机构)公证并经我驻外使(领)馆认证。

卷内无境外当事人身份(资格)证明材料

8.委托他人代为申请的,代理人提交了当事人的授权委托书,法定代理人或者其他代理人提交了有代理权的证明。

自然人提供经公证的授权委托书;未公证的,应进行核实并有记录。法人或者其他组织提供的授权委托书应由法人签名并加盖公章(涉外及涉港澳台的文书及事实公证可对授权委托书不作要求)。

委托他人代为申请的,卷内无授权委托书

9.公证卷宗中的证明材料包括当事人的身份(资格)证明、其他证明材料及摘抄、复印(复制)的有关资料。证明材料的形式和复印(复制)符合要求。

①证明材料的原件不宜入卷的,复印件上应当有当事人或其代理人的签名(指印)或者印鉴,公证机构参与核实的人员也可以在复印(复制)件上注明与原件相符、核实日期并签名。②有鉴定意见、检验检测结论、翻译材料的,材料上有相关专业机构及承办鉴定、检验检测、翻译人员的印鉴和签名。

缺少主要证明材料或证明材料不符合要求,

不足以证明公证对象的真实性、合法性的。

10.对应核实的证明材料履行了核实义务。

采信下列证明材料,按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的,已经进行了核实并在公证案卷中有核实记录:①人民法院的生效判决书、裁定书、调解书;②仲裁委员会的裁决书、调解书;③公证书;④党政机关、事业单位、国有企业人事(组织、政工、劳资)部门出具的证明材料;⑤户籍等登记机关及档案管理机构出具的证明材料;⑥有法定资质的专业鉴定机构出具的证明材料;⑦通过政府部门官方网站查询的证明材料。

 

11.核实的方式和程序符合《公证程序规则》及有关办证规则的规定。

核实方式:①询问当事人、利害关系人及证人;②向有关单位或个人了解相关情况,或者核实、收集相关书证、物证、视听资料等证明材料;③通过现场勘验核实;④委托专业机构或专业人员鉴定、检验检测、翻译。核实或者收集与公证事项有关的证明材料,需要摘抄、复印人,符合有关办证规则规定的特殊要求。有关资料、证明原件、档案材料或者对实物证据照相并作文字描述记载的,摘抄、复印(复制)的材料或者物证照片及文字描述记载应当与原件或者物证相符,并由资料、原件、物证所有人或者档案保管人对摘抄、复印(复)的材料或者物证照片及文字描述记载核对后签名或者盖章。核实情况应在公证案卷中有相关记录。

 

12.证据力较弱证明材料的补充及证明材料之间的互相印证符合要求。

采信下列证明材料,公证案卷中应附有其他辅助性证明材料且证明材料之间能够互相印证:①社区居民委员会出具的证明材料;②村民委员会及其他村集体经济组织出具的证明材料;③党政机关、事业单位、国有企业以外的法人或者其他组织出具的证明材料;④当事人、公证事项的利害关系人的陈述和有关证人的证言。

 

13.询问笔录、现场勘验笔录、工作记录的制作符合要求。

询问笔录、现场勘验笔录、工作记录的内容详尽、准确、有针对性,笔录(记录)时间、地点、签名齐全,修改之处加盖了印章或者有当事人的签名(指印)或者印鉴。

依据有关办证规则应当制作询问笔录而未制作或笔录上没有被询问人的签名(指印)的。

14.公证案卷中的材料能够显示,公证员对于民事法律行为公证事项的审查符合要求。

①当事人具有从事该行为的资格和相应的民事行为能力;②当事人明确表示其申请公证的民事法律行为系自愿所为,没有受到胁迫,没有重大误解,没有恶意串通,其对民事法律行为的后果清楚无误;③所公证民事法律行为的内容合法,不违背法律、法规的禁止性规定和社会公德;④所公证民事法律行为的形式合法;⑤符合有关办证规则规定的特殊要求。

当事人不具有从事该行为的资格和相应的民事行为能力。

15.公证案卷中的材料能够显示,公证员对于有法律意义的事实或者文书公证事项的审查符合要求。

①当事人明确表示其申请公证的事实或或者文书的内容属实,其对申请公证的后果清楚无误;②采用与证明内容相适应的核实方式核实后,能够确认当事人申请公证的事实或者文书真实,内容合法、不违背社会公德;③所公证人事实或者文书的形式合法,文书上的签名、印鉴和日期准确、属实;④符合有关办证规则规定的特殊要求。

 

16.特殊公证事项的办理符合相关要求。

公证机构办理现场监督类公证、遗嘱公证、保全证据公证和出具执行证书,符合《公证法》、《公证程序规则》及有关办证规则的规定。

现场监督类公证、遗嘱公证、保全证据公证由一名公证员办理,又没有见证人或见证人不符合要求的。出具执行证书不符合规定条件的。

17.公证书在规定时间内出具。

公证案卷中的材料应当能够显示,出具公证书的时间在受理之日起十五个工作日内。因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况所需时间超过十五个工作日的,公证案卷中应当有及时告知当事人的记录。

 

18.公证文书需要审批和按规定不需要审批的程序规范,手续齐全。

 

按照规定需要审批的公证事项未经审批。

19.公证书按照司法部规定的格式制作。

公证书应按照司法部规定格式制作,包括以下主要内容:(1)公证书编号(2)当事人及其代理人的基本情况(3)公证证词(4)承办公证员的签名(签名章)、公证机构印章(5)出具日期。公证证词证明的文书是公证书的组成部分。有关办证规则对公证书的格式有特殊要求的,从其规定。

公证书文字表述存在法律上或者逻辑上的明显错误,或者错、别字较多,挖补、涂改严重,直接影响到公证书使用

20.公证书文字和公证专用纸使用符合规定。

公证书应当使用全国通用的文字。在民族自治地方,根据当事人的要求,可以制作当地通用的民族文字文本。制作涉外及涉港澳台公证书,应当按照规定使用公证专用纸。